Privacy Protocol van Stichting Buitengewoon Actieve Breinen.

Privacy Protocol

In dit Privacy Protocol heeft de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen het beleid vastgelegd hoe de organisatie omgaat met persoonsgegevens en de vastlegging daarvan. Dit protocol is opgesteld conform de nieuwe wetgeving Algemene Wet Gegevensbescherming die ingaat per 25 mei 2018. 

Met dit protocol voldoet de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen aan de wettelijke eisen die zijn gesteld in bovengenoemde wet. 

Alle persoonsgegevens die worden verzameld door de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen worden uitsluitend gebruikt voor de doelstelling waarvoor zij verzameld worden. De gegevens worden nooit gebruikt voor andere doelstellingen of verstrekt aan andere partijen.  

Welke informatie wordt vastgelegd

De Stichting Buitengewoon Actieve Breinen legt de volgende gegevens vast. Per informatiegroep wordt verderop in dit protocol toegelicht hoe de informatie wordt vastgelegd.

·        Informatie van donateurs

·        Informatie van klanten

·        Informatie van vrijwilligers

De Stichting Buitengewoon Actieve Breinen maakt geen gebruik van geadresseerde mailings en leveranciers die persoonsgegevens daarvoor krijgen aangeleverd. 

Vastlegging informatie

Alle informatie wordt vastgelegd op een eigen laptop met externe harde schijf van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen . Deze laptop en externe harde schijf zijn ten allen tijde aanwezig in het afgesloten kantoor van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen aan de Loosduinse Hoofdstraat 563, 2-Hoog 2552 AE te Den Haag. Het kantoor is afgesloten middels een cijfercombinatie, uitsluitend beken bij de bestuursleden van de Stichting.

Naast de digitale vastlegging vindt de archivering van formulieren met persoonsgegevens plaats in het kantoor van de Stichting op het bovengenoemde adres. Tevens onder afsluiting van de kantoorruimte middels de cijfer,-combinatie. 

Informatie van Donateurs

De Stichting Buitengewoon Actieve Breinen vermeld geen persoonsgegevens van donateurs op haar website of in andere nieuwsuitingen tenzij door de Stichting schriftelijk toestemming is gevraagd aan de persoon en deze toestemming schriftelijk is verkregen.

Indien donateurs zijn vermeld op onze website of in andere nieuwsuitingen, kan de persoon ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en/of te verwijderen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

·        via de email info@stichting-bab.nl

·        via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen

·        telefonisch via één van de bestuursleden

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. 

De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden.   

Informatie van klanten

De gegevens en informatie van klanten wordt door de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen gedurende maximaal 1 jaar bewaard, waarna deze vernietigd worden. De gegevens en informatie van klanten worden NIET fysiek op mappen bewaard.  

Na de aanmelding worden de volgende gegevens van de klant in een database vastgelegd:

·        Familienaam

·        Adres, Postcode en Woonplaats

·        Namen van de klant

·        Geboortedata van de klant

·        Geslacht van de klant

·        Telefoonnummer van de klant

·        Emailadres van de klant

Deze database is uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden van de Stichting. Op het moment dat andere administratief medewerkers toegang verkrijgen vanuit het bestuur tot deze informatie zullen deze medewerkers een door de Stichting opgestelde geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen. 

Afmelden

Indien de klant wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of vastgelegd door de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen , kan de klant ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te verwijderen en/of te wijzigen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

·        via de email Info@stichting-bab.nl

·        via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen

·        telefonisch via één van de bestuursleden

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden, inclusief de vernietiging van de Verwijsbrief na verzoek van verwijdering uit de bestanden. Na verwijdering van de informatie kan de klant geen gebruik meer maken van de diensten van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen.  

Informatie van Vrijwilligers

De Stichting Buitengewoon Actieve Breinen werkt uitsluitend met vrijwilligers. Vrijwilligers melden zich aan via de email of fysiek in het uitgiftecentrum van de Buitengewoon Actieve Breinen . Na mondelinge aanmelding of aanmelding via email, wordt de potentiële vrijwilliger verzocht het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers in te vullen. Op dit formulier worden de volgende gegevens vastgelegd:

·        Naam en Familienaam

·        Adres, Postcode en Woonplaats

·        Telefoonnummer

·        Emailadres

·        Dagen dat een vrijwilligers werkzaam wil zijn bij de Buitengewoon Actieve Breinen

·        Taken die de vrijwilliger wenst uit te voeren

Na invulling van het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers volgt een kennismakingsgesprek. Op het moment dat de potentiële vrijwilliger besluit om bij de Buitengewoon Actieve Breinen vrijwilligerswerk te gaan doen, wordt het Aanmeldingsformulier fysiek bewaard in een map op het kantoor van de Stichting. Het kantoor is afgesloten met een cijfercombinatie die uitsluitend bekend is bij de bestuursleden van de Stichting.  

Na de start van de werkzaamheden wordt een Vrijwilligerscontract opgemaakt in tweevoud. In dit contract staan de algemene huisregels alsmede de naam van de vrijwilliger, de werkdagen en werktijden en de taken die de vrijwilliger gaat uitvoeren. Eén exemplaar van het vrijwilligerscontract wordt samen met het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers in 1 map bewaard op alfabetische volgorde.

Op het moment dat na een kennismakingsgesprek een potentiële vrijwilliger besluit niet bij de Buitengewoon Actieve Breinen te komen werken, wordt het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers direct vernietigd.

Op het moment dat een vrijwilliger zijn of haar werkzaamheden beëindigd zullen het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers en het Vrijwilligerscontract per direct worden vernietigd.  

Na aanvang van de werkzaamheden door de vrijwilliger worden de volgende gegevens in een database voor vrijwilligers vastgelegd:

·        Naam en Familienaam

·        Adres, Postcode en Woonplaats

·        Telefoonnummer

·        Emailadres

·        Dagen dat een vrijwilligers werkzaam wil zijn bij de Buitengewoon Actieve Breinen

·        Taken die de vrijwilliger wenst uit te voeren

·        Werkdagen en werktijden

·        Datum start aanvang werkzaamheden  

De vastgelegde informatie wordt uitsluitend gebruikt om de vrijwilliger persoonlijk te informeren over situaties en informatie die voor de desbetreffende vrijwilliger van toepassing is. Bij informatieverstrekking voor de gehele groep vrijwilligers per email zullen de emailadressen uitsluitend via de BCC adressering worden verzonden.  

Afmelden

Indien de vrijwilliger wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of vastgelegd door de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen , kan de vrijwilliger ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en of te verwijderen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

·        via de email Info@stichting-bab.nl

·        via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen

·        telefonisch via één van de bestuursleden  

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden, inclusief de vernietiging van de Aanmeldingsbrief voor Vrijwilligers. Na verwijdering van de informatie kan de vrijwilligers geen vrijwilligerswerk meer uitvoeren voor de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen.  

Afsluitend

Dit Privacy Protocol is opgesteld in opdracht van en goedgekeurd door het bestuur van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen. Indien betrokkenen vragen hebben over dit protocol kan contact worden opgenomen met de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen via:

·        email: Info@stichting-bab.nl

·        per post op adres : Florence Nightingalelaan 84, 2694 AJ te ’s Gravenzande (statutair  adres)

·        telefonisch via:  06-18092229

Dit protocol zal jaarlijks worden geëvalueerd en bijgesteld indien nodig. Noodzakelijke aanpassingen zullen direct worden doorgevoerd. 


Bovenstaand geheel kun je ook als PDF bestand downloaden. Klik hier onder op het PDF symbool.

Privacy Protocol Stichting BAB
Privacy Protocol in PDF
Privacy Protocol van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen..pdf (628.22KB)
Privacy Protocol Stichting BAB
Privacy Protocol in PDF
Privacy Protocol van de Stichting Buitengewoon Actieve Breinen..pdf (628.22KB)